Ta strona używa ciasteczek. Jeżeli na niej zostajesz, zgadzasz się na to. OK

Zarządzanie dokumentami / ECM

Utopijny paradygmat tzw. Paperless Office (tj. biura bez papieru) ma przeszło 20 letnią historię. Organizacje na całym świecie z różnym skutkiem próbowały i będą próbować osiągnąć ten stan. O ile kompletna eliminacja fizycznych dokumentów jest procesem bardzo trudnym i nie zawsze ma sens, to wdrożenie systemów IT wspierających obieg dokumentów jest w dzisiejszych czasach zwykłą koniecznością. 

Jednym z podstawowych efektów wdrożenia systemu ECM jest uporządkowanie procesów. Wdrożenie samego systemu to tylko wierzchołek góry lodowej. Towarzyszy mu jednak - w zdecydowanej większości - usprawnienie organizacji pracy jako takiej. Prawdopodobnie większość aktywnie zawodowo osób pracowało kiedyś z SharePoint, to w końcu też przykład ECM. Wiele z tych osób ma na tym polu negatywne doświadczenia. Nie dlatego, że SharePoint jest złym rozwiązaniem, w wielu przypadkach może sprawdzić się bardzo dobrze. Pod warunkiem, że wdrożony jest we właściwy sposób. Prime Force to potrafi.

Przykładowe rozwiązania wspomagają między innymi:

  • Automatyzację (robotyzację) obsługi korespondencji przychodzącej 
  • Zarządzanie archiwizacją dokumentów (zgodną z JRWA), w tym zarządzania dokumentacją ISO 
  • Kontrola procesu zatwierdzania dokumentów 

 

Dlaczego ECM? Oto kilka przykładów problemów, które ECM rozwiązuje:

  • Dostęp do dokumentów z różnych lokalizacji - w tym z home office
  • Chaos w pracy nad pojedynczymi dokumentami. Każdy pracownik tworzy swoją wersję dokumentu, zapisuje kopię, wysyła ją mailem. W efekcie powstają monstra w stylu analiza_1_2_final_poprawkiMK_ostateczna_po_korekcie_v2_mm.docx. 
  • Niewłaściwa lub brak kontroli nad archiwizacją dokumentów. Zarówno przepisy krajowe, jak i międzynarodowe nakładają obowiązek przechowywania określonych dokumentów przez z góry zdefiniowany czas. Większość organizacji nie panuje nad tym procesem - dokumenty albo przedwcześnie giną, albo nie ma w firmie osoby wystarczająco odważnej, aby dany dokument usunąć

 

ECM to nie tylko Documentum. Oprócz rozwiązań stricte komercyjnych prowadzimy również wdrożenia oparte o open-source, np. Alfresco lub Nuxeo. 

Nasze usługi to między innymi:

  • Pomoc w wyborze odpowiedniej platformy ECM
  • Wdrożenie dedykowanego rozwiązania
  • Hosting
  • Support i przejęcie utrzymania działających systemów

 

Specjalista w tej dziedzinie:

 

Michał Malczewski
Kontakt: E-mail, tel. +48 606 521 336, LinkedIn